Como autónomo hacer un Excel es algo que te vas a plantear para llevar la contabilidad ¿se puede hacer? Porque es lo más sencillo. Pero depende de algunas cosas. Sobre todo de tu actividad.
Sí se puede hacer un Excel para llevar tu contabilidad siendo autónomo. Desde luego es lo que más fácil y lo que más a mano tienes. Sin más historias.
Como autónomo no tienes obligación de hacer contabilidad. Sin embargo, sí que tengas un listado de facturas emitidas y recibidas y también de ingresos y gastos. Que tienes que hacerlos de una forma determinada. No vale cualquier listado que saques del Excel.
¿Cómo son los libros registro de facturas para autónomos?
Bueno ahora que ya sabes que sí se puede hacer un Excel para hacer los listados de facturas mejor saber cómo hacerlo.
Antes de seguir un momento.
Es un error de los muy frecuentes anotar en el Excel un par de datos y listo. Esto te puede solucionar un trimestre para salir del paso pero sí lo haces así de forma continuada no te va a servir de nada.
Hacienda exige que sean incluyendo unas columnas concretas y si tu Excel no las tienen ¿te imaginas?
Tendrías que reconstruir todo ese trabajo que te creías que te valía. Horas en el mejor de los casos. En la mayoría te será muy complicado encontrar las facturas que corresponden al Excel que habías hecho.
Mira, este es un ejemplo de cómo no puede ser tu Excel.
Cuándo utilizar un Excel como autónomo
Si tienes una actividad con pocas facturas o muy repetitivas cada trimestre es suficiente con un Excel al ser autónomo.
Eso sí revisa las fórmulas de las sumas muy bien, unas cuantas veces si hace falta. Y hazlo cada trimestre no vaya a ser que se te haya ido algo y el error ni lo detectas.
Si tu actividad genera muchas facturas el Excel se complica. No es que no puedas hacerlo. Solo que tendrás que tener doble cuidado a la hora de introducir las facturas.
Se trata de tu Excel saque los datos que te exige Hacienda. Esto es lo importante.
Cómo debe ser el Excel para anotar tus facturas
Por mucho que te dé pereza o que pienses que con esos pocos datos te es suficiente de verdad plantéate cambiarlo e incluir todo. Y si estás empezando ahora con tu actividad mejor empezar con buen pie ¿no?
Además, si lo haces así te basta con tener un Excel para tus facturas emitidas y otro para las recibidas.
En cada Excel por columnas deben estar:
- Fecha de la factura.
- Número.
- NIF del cliente/proveedor.
- Concepto. Intenta hacerlo como una clasificación. No te pongas a describir extensamente el contenido de lo que has vendido o comprado.
- Base imponible.
- % de IVA.
- Importe de IVA.
- % de IRPF.
- Importe de IRPF.
- En gastos columna para anotar los que no llevan IVA. Por ejemplo cuotas de autónomo, seguros, colegio profesional, dietas, tickets, etc.
- Total factura.
Deja un par de líneas arriba para poner tus datos. Y abajo pon las sumas por columnas y total.
Es sencillo ¿no?
¿Ya sabes si se puede hacer un Excel para llevar la contabilidad como autónomo? ¿Prefieres un programa? ¿O te vale así?
Cuéntame, me encanta recibir tus comentarios.
Buenos días Ana, cuando la actividad es poca, como el ejemplo de excel que muestras, los datos que pide hacienda se pueden registrar en un DOC. ¿Serviría para mostrarl ese DOC junto con las facturas originales en caso ser revisado por hacienda o es requisito obligado usar el modelo de XLSX para cada libro de registro descargable de la web de hacienda? Es una hoja Excel demasiado compleja con demasiadas columnas de las que solo necesitas algunas.
Supongo no es obligado usar los libros on line de registro de la AEAT aunque cuando entras a formalizar la declaración trimestral lo primero que te pregunta la web es que si quieres usar esos libros de registro on line y me temo pronto será obligatorio ¿es así ?
Gracias por tus consejos. Un saludo, Miguel
Hola Miguel de nuevo, no es necesario utilizar justo esos libros ni aunque tengas que atender un requerimiento. Pero sí que debes tenerlo en formato Excel o un programa que exporte la información en dicho formato. Y con la misma información que exigen. De momento no son libros online. También me temo que es cuestión de tiempo que sea obligatorio, pero no esto, si no más allá. La obligación de remitir las facturas directamente cada vez que se emitan.
Gracias por estar por aquí!
Buenos días:
Tu blog es fantástico y da gusto leer lo bien que lo explicas todo. Me surge una duda, llevo un excel con mis ingresos y gastos incluyendo los datos que pones en tu post pero leo en la web de la agencia tributaria que hay que incluir muchísimos datos más si te los exige Hacienda ante un requerimiento, ¿es así?
https://sede.agenciatributaria.gob.es/static_files/Sede/Tema/IVA/Fact_registro/Libros_registro/Formato_Electronico_Comun_Libros_Registro_IVA_IRPF.pdf
¡Muchas gracias!
Hola Agustín, es cierto, tengo que actualizar el artículo. Hacienda exige un montón de datos para el Excel.
Gracias por estar por aquí!