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¿Es obligatorio llevar un registro de horas de trabajo?

¿Es obligatorio llevar registro horas diarias trabajadas?

ACTUALIZADO 2019

¿Tienes trabajadores? ¿Qué jornada tienen? ¿Cómo hacer el registro de horas de trabajo? Aquí vas a descubrir las claves de llevar el registro de horas diarias de trabajo realizadas. En plan fácil.


Desde mayo 2019 el tema del registro de horas de trabajo es obligatorio. Para casi todos los que tienen trabajadores.

 

Trae mucha polémica porque ya de por sí en muchas pequeñas empresas significa un esfuerzo añadido al tener que disponer de un sistema de registro. Por otro lado también es una fricción entre la relación laboral de trabajadores y empresa. Y además el tema de las horas extras.

 

Desde el 12 de mayo 2019 ha cambiado. Así que atento, no te pierdas ni un párrafo.

¿En qué consiste el registro de horas diarias trabajadas?

No te imagines que es algo complicado porque tan sólo es una hoja donde el propio trabajador anota día por día la hora de entrada y la de salida. Luego lo firma.

 

Esta hoja de registro es para todo tipo de jornadas, completas, parcial, por horas. Hay algunos casos muy específicos que se regulan por sus propios convenios. Puedes verlo más abajo en este mismo post.

 

Pero claro esta hoja es la que luego trae los problemas y discursiones tanto de empleados como de la empresa. ¿Sabes por qué? Porque hay figura un control exhaustivo de las horas trabajadas y de las extras.

 

La forma de hacerlo no figura en la ley. Es el sistema que mejor se adapte técnica y operativamente en el día a día.

 

El sistema que adaptes debe ser de acuerdo con los trabajadores. Y si no llegas a un acuerdo tú como autónomo eres quién tiene la decisión.

 

Piensa que hay muchos tipos de jornadas y sectores de actividad variados.

 

Que si un empleado está trabajando por ejemplo sólo fines de semana en un bar. O sólo unas horas a la semana. O a veces ni siquiera físicamente en una oficina, el teletrabajo sin ir más lejos. O los viajes de trabajo, los comerciales.

 

¿Cuál es tu caso? ¿Qué jornadas tienen tus empleados?

 

Depende de los trabajadores que tengas pero sobre todo de la forma de trabajo.

 

Si la jornada laboral es dentro de la empresa te dediques a lo que te dediques te basta con una simple hoja de Excel. Pero si los trabajadores no están al inicio o fin de la jornada sería mejor alguna aplicación informática o sistema online.

 

Si la empresa es más grande existen formas de "fichar" con máquinas más avanzadas. Existen muchas aplicaciones, sistemas avanzados, otros online.

 

Desde Inspecciones de Trabajo y la Seguridad Social es la única forma que tienen de detectar más horas trabajadas de las que corresponden por contrato.

 

Una cosa, ten cuidado, mucho. Si los trabajadores no tienen jornada completa y no tienes las hojas de registro entonces en Inspección de trabajo consideran y se convierte en un contrato de jornada completa excepto si puedes probar lo contrario. El problema vendría en un segundo.

 

¿Cómo lo estás haciendo?

 

Sigue leyendo porque abajo tienes una plantilla que te facilitará mucho las cosas.

Qué datos deben contener las hojas de registro de horas de trabajo

En la hoja deben aparecer unos datos obligatorios por cada trabajador.

  • Nombre de la persona o autónomo que contrata con el NIF.
  • Nombre del trabajador con NIF/NIE.
  • Mes y año que corresponde.
  • Todos los días del mes.
  • Hora de entrada y salida
  • Puedes detallar horas de descanso. No es obligatorio pero quizá te venga mejor para el seguimiento.
  • Total de horas ordinarias, las normales.
  • Total de horas extras.
  • El trabajador tiene que firmar cada día, no vale eso de firmar la hoja abajo entera.

Nunca se debe hacer una hoja de Excel con los horarios ya impresos. Deben ir día a día.

 

¿No te parecería raro que todos los trabajadores sean tan puntuales que ninguno llega nunca tarde ni cinco minutos? ¿O que todos se van justo a la misma hora, ni un minuto más o menos?

 

Esto es algo que puede variar y en el día a día varia seguro. Imagínate que ese día el trabajador llega tarde, o va al médico, o surge cualquier cosa.

¿Qué tengo que hacer con la hoja de registro de horas?

Una vez que tengas las hojas rellenas tendrás que calcular el total de las horas normales y de las extras.

 

Estas hojas tienen que estar disponibles para los trabajadores, para Inspección de trabajo y para la Seguridad Social.

 

Tienes que guardar las hojas hasta 4 años.

 

A final de mes se lo entregas al trabajador junto a su nómina.

Qué hacer con las horas extras o complementarias

Da igual que la jornada de trabajo de tus empleados sea completa o parcial. En algún momento surgirá el problema de las horas extras. Puede ser de forma habitual o puntual. Pero ahí están.

 

¿Cómo resolver el problema de las horas extras?

 

Es obligatorio anotarlas en las hojas de registro. Pero esto no significa que haya que pagarlas.

 

Como es obvio, puedes pagar esas horas y el problema se resuelve más rápido.

 

Pero también puedes compensarlas con horas de descanso o de vacaciones. El trabajador debe saberlo. Conocer que esas horas extras serán a cambio de otras donde no tendrá que acudir a trabajar.

 

Hay muchos sectores en los cuales se produce un atasco de trabajo durante días puntuales. Puedes llegar al acuerdo con tus empleados que serán a cambio de días de descanso. O por ejemplo hay actividades que requieren hacer guardias.

Qué pasa con el registro de horas cuando el empleado no está en la empresa

Actualmente hay muchos empleados que están por teletrabajo. ¿Es tu caso? No están físicamente para "fichar" ni para firmar ninguna hoja.

 

Pero tampoco hay que ir a este caso. Hay otro muchos más. Situaciones del día a día que son de lo más normal. Viajes de trabajo, comerciales, técnicos, construcción y un largo etc.

 

¿Qué hacer en estos casos?

 

Pues aunque te parezca asombroso funciona exactamente igual que si tus empleados estuvieran por ejemplo en la oficina.

 

La mejor forma de solucionarlo es disponer de una aplicación. O un sistema online. Hay muchos para todos los gustos y necesidades. Depende de tus necesidades serán más caras o más baratas.

 

Pero lo que está claro es que aunque quieras que vayan por la empresa u oficina a rellenar la hora de entrada y salida resultaría inviable por no decir que rídiculo en muchos casos.

 

¿Te imaginas que tu empleado está de viaje de trabajo? Ya me contarás como puede firmar esa hoja físicamente.

 

O que tu empleado hace teletrabajo desde su casa. ¿Le vas a obligar a que vaya por la empresa a firmar al inicio y salida de la jornada? Pues entonces no sería teletrabajo. Sería una situación de pérdida de tiempo yendo y viniendo. Incluso en muchos casos imposible porque quizá tu empleado no viva donde está la empresa y esté a cientos de kilómetros.

Qué tipo de empleados no tienen obligación de registro de horas de trabajo

Más que tipo de empleados son sectores que por sus propias circunstancias se regulan por sus propios convenios.

 

En plan ejemplos aquí tienes unos cuantos:

  • Autónomos si no tienes trabajadores.
  • Asociados de cooperativas.
  • Alta dirección.
  • Empleadas domésticas.
  • Deportistas.
  • Artistas en espectáculos públicos.
  • Determinados transportes.
  • Marina mercante.
  • Etc.

 Bueno para que no te líes te dejo una plantilla para que puedas descargarla.

Descarga
Plantilla registro horas diarias trabajadas
Plantilla Horas.xlsx
Tabla de Microsoft Excel 14.8 KB

¿Lo tienes un poquito más claro?  Esto suele causar mucha fricción entre trabajadores y empresa. ¿Cómo lo haces?

Cuéntame, me encantan tus comentarios.


Aprovecha ahora a saber otras cosas más




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Comentarios: 2
  • #1

    Paco (martes, 14 mayo 2019 22:32)

    Tengo una trabajadora que entra 10 minutos antes de su horario porque no tiene nada que hacer después de dejar su hija en el colegio, eso sí trabaja hasta la hora de fin de jornada estipulada, sin embargo anota todo el tiempo, con lo cual sale más tiempo de trabajo diario que el estipulado... es esto un problema para el empresario? que debería hacer?

  • #2

    Ana (jueves, 16 mayo 2019 19:10)

    Hola Paco, se puede registrar el tiempo de trabajo efectivo. Si la trabajadora llega 10 minutos antes puede inciar su jornada a la hora convenida y registrar esa hora. Así no habría problemas.
    Gracias por estar aquí!