¿Qué son las cuentas anuales que hay que presentar en el Registro Mercantil?

Qué son las Cuentas Anuales que hay que presentar en el Registro Mercantil

Las empresas están llenas de obligaciones. La de presentar las Cuentas Anuales es una más. Si no lo haces te puede complicar la vida más de lo que te pueda parecer. Pero lo primero es saber ¿qué son las Cuentas Anuales que hay que presentar en el Registro Mercantil? ¿Qué incluyen? ¿Cómo se hacen? Si estás perdido y no sabes ni qué documentos incluyen sigue leyendo porque en plan pasos vas a saberlo en un momento muy sencillo.


Este tema de las Cuentas Anuales da para mucho más que un artículo. No es complicado. Más que nada es porque son varias cosas. Pero esto es un resumen del resumen así que empecemos.

 

Una vez que lo leas te vas a dar cuenta que cuando le cojas el truco es más fácil de lo que te crees. Más bien es una labor de picar datos, de esos que te permiten estar pensando en otra cosa mientras lo haces. Así de fácil. En algún momento tendrás que fijarte en algo pero sin más. Sencillo.

Quién tiene que presentar las Cuentas Anuales

Es obligatorio presentar las Cuentas Anuales si eres una Sociedad porque es obligatorio su inscripción en el Registro Mercantil: anónimas, de responsabilidad limitada, comandataria por acciones, de fondos de pensiones.

Qué son las cuentas anuales del Registro Mercantil

Son los balances y datos de tu contabilidad que hay que presentar todos los años en el Registro Mercantil. Estos datos son desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre, un año. 

 

Esta información es pública. Es decir, que tú tienes la obligación de presentar las Cuentas Anuales y cualquiera puede consultar esos datos.

 

El plazo para presentar finaliza el 30 de julio.

Qué tienes que preparar antes de rellenar los impresos de las Cuentas Anuales

Antes de empezar a rellenar todos los impresos necesitas primero tener a mano estos datos del ejercicio que quieres presentar y del anterior.

 

Las Cuentas Anuales siempre van con un comparativo del año pasado y si no lo rellenas te llegarán defectuosas. Si es tu primer ejercicio porque entonces hay una casilla para indicarlo.

  • La contabilidad del ejercicio cerrada. Pero no sólo el automático que hacen todos los programas si no el verdadero. Ese en el que revisas todo bien, que cuadras, que realizas ajustes, que metes el resultado del impuesto de sociedades, en fin, lo que se dice cerrar el ejercicio.
  • Realizado el impuesto de sociedades o al menos el reparto del resultado porque te va a hacer falta para rellenar algunos de los impresos.
  • Datos identificativos de la Sociedad: cif, domicilio y tomo, folio y hoja de inscripción. Estos datos los tienes en la última página de la escritura de constitución.
  • Número de empleados: la media en el año detallando entre fijos y eventuales y por sexo. Incluidos los autónomos con nómina. 

Cuando lo tengas todo reunido ya puedes empezar a meter datos.



Qué documentos componen las Cuentas Anuales

En todas las páginas web de todos los Registros Mercantiles tienen una zona para que puedas descargarte los modelos y rellenarlos. Cuando lo descargues aparecerán todos los impresos.

 

Los impresos que hay que rellenar son muy fáciles. No te preocupes porque las casillas las vas a localizar en un segundo. Al fin y al cabo un balance lo es en todas partes y todo tiene los mismos nombre que en tu contabilidad.

 

En plan resumen para que te sea más fácil estos impresos rellenos son los que tienes que incluir en las Cuentas Anuales pero no te lleves las manos a la cabeza de ver una lista tan larga.

Qué se incluye en las Cuentas Anuales

A ver que para que no te entren los nervios de pensar que no tienes ni idea cómo rellenar tanto impreso otro resumen:

  • El balance de situación y el balance de pérdidas y ganancias sólo es rellenar los datos de los que tienes en tu contabilidad. Basta con que los imprimas a 3 dígitos porque los balances son muy escuetos y así luego los vayas anotando en las diferentes casillas que siguen idéntica forma que tus balances de la contabilidad.
  • Memoria: es un impreso compuestos por muchas hojas cuyos datos también los tienes en tu contabilidad. No es complicado pero sí lleva algo más de tiempo rellenarlo por eso, por el número de páginas. El modelo seguro que lo saca tu programa de contabilidad y si no ya sabes que lo tienes en la página del Registro. La primera página es de datos identificativos y las casillas del reparto del resultado del ejercicio. 
  • Estado de Cambios de Patrimonio Neto: no te asustes que esto te suena a chino. Sólo es una hoja donde pones el capital social al inicio y al final del ejercicio. Lo más frecuente es que no hayas hecho aumento o reducción de capital así que siempre será el mismo importe.
  • Hoja identificativa de la Sociedad: suele ser la primera hoja que viene en los modelos en el apartado balance. Estos son los datos de cif, domicilio, tomo, folio y hoja de inscripción que figura en la escritura de constitución. También hay un apartado para poner la plantilla media de empleados. Recuerda con detalle de fijos y eventuales y por sexo.
  • Declaración Medioambiental: sólo es una hoja en la que tienes que poner una sóla cruz en "no existe ninguna partida de naturaleza ambiental". Esto será lo más normal y listo.
  • Modelo autocartera o información sobre acciones o participaciones propias: lo mismo, lo más normal es poner una cruz en no se ha realizado operaciones y listo.
  • Certificación de aprobación de cuentas: esto es fácil pero es donde tienes que tener mucho cuidado. Son muy pocos datos pero este impreso es donde se fija más el Registro Mercantil. Cualquier cosa, una fecha o simplemente una coma y no es una exageración te llegarán defectuosas. Revísalo una vez y otra. El resto de documentos es importante pero aquí es donde está la clave para que te llegue el depósito correcto.
  • Instancia de Presentación: sólo son los datos de quién presenta las Cuentas Anuales y poner cruces en los impresos que vas a aportar.

Qué Cuentas Anuales presentar: abreviadas o pymes

Ahora viene la clave. Hay varios tipos de modelos de Cuentas Anuales que podras elegir según tu situación pero si estás leyendo esto es porque no tienes una asesoría que te lo hace y te olvidas así que lo más normal es que utilices el modelo de pymes. Como la gran inmensa mayoría de empresas.

 

Pymes: son las que presentan la gran mayoría de las empresas. Tienes que reunir al menos dos de estas condiciones durante dos ejercicios consecutivos en la fecha del cierre:

  • Que el total del activo no supere los 2.800.000 euros.
  • Que el importe neto de la cifra de negocios no supere los 5.700.000 euros.
  • Que el número medio de trabajadores no supere los 50.

Abreviadas: 

  • Que el total del activo no supere los 4.000.000 euros.
  • Que el importe neto de la cifra de negocios no supere los 8.000.000 euros.
  • Que el número medio de trabajadores no supere los 50.

Puedes elegirlo, no es que sea obligatorio si cumples las condiciones. Pero una vez elegido debes hacerlo durante tres años. 

Cómo se presentan las Cuentas Anuales

Puedes presentarlo de diferentes formas. Recuerda que sólo puedes presentarlas en el Registro Mercantil que te corresponda por el domicilio social de la empresa.

  • En papel descargando los impresos desde la página web de cualquier Registro. 
  • En CD o DVD.
  • Por Internet. 

Si decides presentar las Cuentas Anuales por Internet o telemática tenlo previsto con antelación. No te creas que el último días entras en la página, haces clic y presentas. No es así. Tendrás que tener algunas cosas:

  • Tener un certificado digital a tu nombre. Es válido el que utilizas para los trámites de Hacienda.
  • Abonarse como usuario a la página del Registro (registradores.org) Te saldrá una pantalla para que anotes tus datos y los datos bancarios. Si se da bien tardan unas 6-8 horas en hacer activa el alta.

Cuánto cuesta presentar las Cuentas Anuales

Cada Registro marca sus tasas. No es igual para todas las provincias. En algunos casos hay mucha diferencia. Puedes consultarlo en sus páginas web. También antes mira cómo se puede pagar porque tampoco es igual para todos.

Qué pasa si no presento las Cuentas Anuales

Sanciones no hay. Lo que pasa es que si no las presentas puedes arriesgarte a tener problemas más tarde.

 

El Registro Mercantil cierra la hoja si no se han presentado las Cuentas Anuales antes del 31 de diciembre de ese año. Esto ¿qué significa? Que no podrás inscribir nada de nada si no las presentas.

 

Ahora imagínate que te olvidas del tema y al cabo de un tiempo decides hacer cambios en la empresa y haces otra escritura firmada ante notario para reflejar esos cambios y claro como es obligatorio inscribirla en el Registro te vas a hacer el trámite. Te encuentras con la hoja mercantil cerrada. Así que te das la vuelta con tu escritura. Sigue imaginando que por ejemplo es un cambio de administrador pues nada, no podrás hacerlo.

 

Te exigirán tener presentadas las Cuentas Anuales de los 3 últimos ejercicios.

 

Además ahora para multitud de trámites te exigen la presentación. Por ejemplo en algunos bancos están solicitándolo, claro que siempre están pidiendo montones de papeles.

¿Tienes que presentar las Cuentas Anuales? ¿Es la primera vez que lo vas a hacer?

 

¿Te resulta complicado? Cuéntame. No te cortes, espero tus comentarios.


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Comentarios: 2
  • #1

    Manuel (martes, 11 octubre 2016 20:52)

    Para la reapertura de la hoja registral de una empresa, es posible presentar las Cuentas Anuales atrasadas de los ultimos 3 ejercicios en formato Digital por Internet, o es mejor presentarlas en papel en el Registro Mercantil que corresponde a una zona ?

  • #2

    Ana (miércoles, 12 octubre 2016 22:35)

    Hola Manuel, gracias por pasarte por aquí!
    Para abrir la hoja mercantil puedes presentar las Cuentas Anuales por Internet. Aunque fueras físicamente al Registro Mercantil no es algo que se produce en el momento. Tienes que esperar a que te llegue la confirmación de depósito de Cuentas correcto. Suele ser por un aviso vía correo electrónico. En ese momento es cuando se queda todo correctamente presentado.
    Saludos!