¿Cuántos años hay que guardar las facturas?

Cuántos años hay que guardar las facturas

¿Tienes un montón de carpetas de años y años? A este paso vas a necesitar más de una estantería para guardar tantas facturas y documentos, viviendo entre papeles. ¿Durante cuánto tiempo hay que guardar la documentación de la empresa o del autónomo?

 

Guardar las facturas de otros años depende de algunas situaciones. Descubre las claves.


Lo primero que se te viene a la cabeza es ¿hasta cuándo guardar las facturas por si acaso Hacienda pide algo? Pero no sólo es esto, además hay otras cosas.

Para Hacienda 

Hay que guardar las facturas y la documentación hasta que prescriba el impuesto. El que sea. Pues vaya, si hay varios impuestos entonces esto es un lío. 

 

Hay que contar 4 años desde el vencimiento del impuesto. El que sea. Por ejemplo si has presentado tu IVA el 30 enero 2016, pues tendrás que guardar todas las facturas hasta el 2020.  

 

Pero si eres empresa y has presentado el Impuesto de Sociedades el 25 de julio, por ejemplo de 2016. entonces será hasta ese día del 2020.

 

Esto se complica si Hacienda realiza cualquier actuación o tú mismo presentando por ejemplo una declaración complementaria fuera de plazo al cabo del tiempo o algún recurso. ¿Qué significa? Pues sí, que el plazo queda interrumpido y vuelve a empezar.

 

Otra situación más. Si las facturas son de inmovilizado entonces mejor guárdalas en toda su vida útil. ¿Y qué es el inmovilizado? Por ejemplo, maquinaria, vehículos, ordenadores, aplicaciones, en general los bienes o productos que no vas a vender en tu actividad económica, que son necesarios para desarrrollarla y van a durar más de un año.  Además añade 4 años desde que estás amortizándolo.

 

Ahora rizando y el rizo. Si eres empresa y en el Impuesto de Sociedades hay bases imponibles negativas entonces el plazo de los 4 años empieza a partir de que se compensen.

Para el código de comercio

Aquí no hay tantas situaciones. Según el código de comercio habrá que guardar las facturas y documentación durante 6 años.

¿Qué facturas y documentación hay que guardar?

Tendrás que guardar toda la documentación de:

  • Libros obligatorios: Diario y balances.
  • Otros libros no obligatorios: Mayor, Libros de facturas...
  • Facturas, Justificantes de pagos, cobros, documentos bancarios.
  • Impuestos, declaraciones.

Para no tener que comprar unas cuantas estanterías más y arruinarte en carpetas puedes escanear toda la documentación y tenerla en formato digital. Eso sí, en un lugar seguro no vaya a ser que el ordenador un día deje de funcionar y lo hayas perdido todo.

¿Tienes mucha documentación? ¿No sabes lo que tienes que guardar? ¿Cómo lo haces?

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